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郭欢:我与行动日志——优先做重要不紧急的工作

2014-07-14 16:45:48



       相信大家都听说过用重要、不重要、紧急、不紧急四个维度来划分我们日常遇到的各种问题。简单来说,我们应该按照以下顺序来处理工作:重要不紧急、重要紧急、紧急不重要、不紧急不重要。和大家一样,在刚刚听说这个理论的时候,一直不理解为什么不优先做重要紧急的工作呢?不紧急的工作不是可以向后拖延吗?其实不然,如果我们每天都在处理紧急的工作,永远也处理不完,因为总会有各种各样临时的事情发生,让我们不得不打乱原有的计划,分割出大部分的时间和精力去处理这些事情。难道我们真的只能任由这些临时的事情影响我们的秩序,扰乱我们的生活吗?

       这些临时事项完全不可预料吗?其实,让我们回头看一下为什么会出现这么多紧急的事,就会发现它们也是有规律可循的。如果我们回想一下它们为什么会出现就会发现,它们完全可以在没有发生的时候被避免掉的。我们通常可以思考以下几个问题来寻找答案:是不是流程没有理顺?是不是制度没有清晰?是不是改变一种做法就会减少负面效果?是不是转换一种思考方式就会发现更好的处理方法,避免“节外生枝”?如果我们在它还不是紧急的事情的时候先思考一下,预设可能出现的问题并做好解决方案,当事情发生的时候就不会慌乱,就不会变成十分紧急的工作,就不会占用我们太多的时间?

       所以,优先做重要不紧急的工作,对于我们合理规划自己的工作甚至人生非常重要。

第一篇:一件小事
       还记得刚开始使用行动日志的时候,并没有十分重视,只是作为记录流水账的工具:什么时间应该做什么,已经完成了什么。使用不久就发现问题非常大,当时也和很多同事讨论过,这本日志不科学,没有办法记录的很精确,对我们不适用等等。“每天发生的事都很随机,变动性很大,记录有什么意义呢?”“这基本都成了事后记录的工具了,在做计划时没有办法确定什么时间发生什么。”

       虽然发现了行动日志存在这些问题,但还是必须坚持使用,慢慢的,当自己消除了对行动日志的抵触心理,真正静下心来思考的时候就会发现,是自己不会用而已。有很多方法和技巧是需要自己发现的,规律也是需要自己总结的。

       就拿一件小事来说,自己在做招聘面试的时候,面试者总是不能按照预约的时间来参加面试,不是过早就是过晚,每次日志做好的计划都需要调整,而且影响自己当天的其它工作。后来通过查看自己的日志发现,是自己没有提前做好准备工作。之前总是面试者来到的时候打印出他的简历、请他填写面试登记表、然后熟悉他的个人情况,之后再开始面试。但是,如果我先做好准备工作,比如头一天打印出面试登记表、提前打印出简历并了解和熟悉、提前思考需要提问的问题好重点、提前将面试地址解释清楚,就不会总是手忙脚乱,顾得了这头顾不了那头,看起来非常不专业。
当我把第二天的面试准备工作在第一天安排好时,哪怕只是利用一点午饭的时间,就会为第二天的面试工作节约很多时间。之后的面试就变得很有条理,不管面试者什么时候来,都能够从容应对,而且在面试者填写登记表的时候还能先处理好当天手头的其它工作,等到面试者面试完毕后再接着处理,相互都没有影响。

      优先做重要不紧急的工作:最基础的步骤:学习总结和实践提升。

第二篇:两种结果
        还记得有一段时间为了让行动日志保持干净整洁,我选择只记录方便记录的、时间把握比较准确的工作和事项,临时发生的、变动的或者时间不确定的内容都不往上写,表面上看起来字体工整,安排有序。可是按照这样做了没有两天,我就发现了问题:我不爱翻看行动日志了,不再把它作为时间安排的指南,不再把它作为工作推进的向导,不再不停的翻阅以便检查自己的工作进展,这种感觉很奇怪,总感觉少了点什么,做起事来都不那么放心和踏实。起初,我试图掩盖这种感觉,没有当成一回事,并且试图摆脱对行动日志的“依赖”,继续按照简单的方式填写。可是我越来越发现问题远没有这么简单。

        这种心态让我联想起和父母相处的过程,我们小时候总是想摆脱父母的约束,做自己想做的事,总觉得父母让自己做的事不是自己真正想做的,不是真正对自己好的,或许自己也能创新出一种新的方式和方法。当然,这些想法能帮助我们进步和成长,说明我们在思考,所以是非常可贵的。但是父母的建议和经验不也是他们在成长和进步的时候积累起来的吗?我们在花时间反对他们的时候为什么不花点时间考虑一下它存在的意义呢?行动日志总结出的成功经验和使用技巧就像是父母不断灌输给我们的想法,是否接受,怎么接受,怎么用好,都是我们需要思考和成长的地方。
当我想明白这些道理时,我不禁笑了,真正的成熟是勇于承认自己的不成熟。所以我决定遵从自己内心的想法,按照真正对自己有用的方式行动。然后,我又开始了有些凌乱的记录方式,临时变动的事项填写在最下面,标注真实的时间,没有按原来时间安排的工作事项,不再修改时间,争取在当天内完成,如果当天内完成不了的,就放在第二天作为第一项工作完成。在做临时发生的工作时不停的翻看应该完成的工作,做到心中有数。这样一来,真的感觉轻松了很多,日志是自己的,时间是可以自由掌握的,做每件事的时候都有动力了,每项工作反而都是井井有条的。所以,不同的态度,不同的结果,对自己负责的态度就会收获对自己负责的结果。

       优先做重要不紧急的工作:最实用的技巧:思考是行动的指南,想得清楚才能做到的明白!

第三篇:三个人物
       每个人都会有惰性,都会有想要放弃的时候,这个时候自己对自己的提醒才是最重要和最有效的。我们在使用行动日志的时候,会有部门经理、综合部等等对大家进行检查,但其实这些检查都不是最根本的目的,也起不到真正的作用。这让我想到人都有三个我,“本我”、“自我”、“超我”。“本我”总是遵循最原始和最本真的想法,“自我”会让我们接受现实的约束,“超我”会让我们知道什么是我们真正应该做的,遵从道德和良心。

       我们在迷茫的时候会想要听听自己内心的声音,可这个声音是来自“本我”、“自我”还是“超我”,会深刻地影响我们做出正确的决定。在面对行动日志的时候,如果我们能够从内心接受它,理解它为什么存在、存在的意义,让它作为自己的向导和指引,就会发现和它“相处”容易的多。熟话说,不听老人言,吃亏在眼前。“超我”就像是经验丰富、通情达理、智慧与财富并存的老人,多听听他的想法一定会对我们有所帮助。所以,让我们从自我监督开始,让内心的“智慧老人”为我们指明方向吧。

      优先做重要不紧急的工作:最有效的方法:自己对自己的督促才是最有效的监督!

第四篇:四面镜子
      我们在工作中最常遇到的四种关系就是:同事、领导、同行和同业,这四种关系也相当于四面镜子,让我们从不同的方面看到自己的问题。

       透过“同事”这面镜子,我们能看到工作中的自己,看到自己现在的状态或之前有过的状态或可能出现的状态,是最真实的。参照同事书写的行动日志可以看到自己的不足,哪些地方做的还不够好,哪些地方可以提高,哪些技巧自己也可以使用。进步就体现在这些小事中,让我们明白重要的工作应该怎样处理。

       透过“领导”这面镜子,我们能看到自己察觉不到的地方,能发现很多漏洞和缺陷,会在关键的时刻为我们指明方向。在使用行动日志规划工作的时候,我们总觉得工作计划的可以了,可是领导总是能从不同的方面发现问题,发现我们漏掉的事项,让我们明白哪些才是重要的工作。
 
       透过“同行”这面镜子,看的最熟悉也最陌生。同行是我们专业方面最好的对照和参考。工作做的是否到位,是否符合专业发展要求和规律,重要工作把握的是否准确等等,都可以从这面镜子中看清楚。行动日志虽然记录的是每天的工作,但是用心记录就会发现,它体现出很强的规律性:哪些工作安排的多,哪些工作重视程度不够,哪些工作占据了大部分时间等等。通过总结行动日志,之后再和同行交流就会更加有针对性和主动性,让我们从旁观者的角度看待自己的工作。

        透过“同业”这面镜子,让我们看到同行业企业的重点工作是什么,哪个发展阶段应该做什么,出现了什么问题应该怎样面对。想要弄明白这个问题的答案,通过分析单个人的行动日志是不够的,需要我们集体的力量。我们共同分析哪些才是帮助我们企业发展的关键事项。每天记录行动日志看似是一件小事,但是数万件小事集合起来就不是一件小事,而是一件值得分析和总结的对于企业来说非常重要的事。

       优先做重要不紧急的工作:最重要的要求:认识清楚哪些才是重要的事!

第五篇:五项指标
       在刚刚开始接触行动日志的时候就知道行动日志从对心态、目标、时间、学习、行动等五方面对我们进行管理,是帮助我们全面成长的关键工具。

       在一年的使用过程中,变化最大的就是心态。从“要我做”到“我要做”,正是自己最真实的写照,虽然还没有完全做到“保证完成任务,不找借口”,但是已经摆正了心态,不断超目标前进。心态不但是做事的关键,更是做人的关键,帮助我们认清现状。

       在一年的使用过程中,目标是唯一没有改变的。每天进步一点点仍然是对自己的要求,而终极目标也越来越进,越来越清晰,越来越坚定。

       在一年的使用过程中,时间变得越来越灵活,越来越便于自己掌控,同样一件事情之后再做会节约了很多时间,不同的事情也会总结出规律,创造出时间。时间就像是一杆秤,衡量每件事的重要性,提醒自己什么时间应该做什么。

       在一年的使用过程中,专业上的不断推进正是不断学习的结果。每天看到最下面一栏的“今日学习”,都在提醒自己应该追求不断地进步。当然,学习不止包括专业方面的学习,更是做人、做事方面的学习。

       在一年的使用过程中,行动可能是进步最小的一个方面。还是没有把想法转换成行动,没有迈出真正关键的一步。这也是自己在不断反思的地方。

       对于成功来说,心态是基础,目标是核心,时间是保障,学习是动力,行动是关键!缺一不可。

       优先做重要不紧急的工作:最根本的方法:从心态、目标、时间、学习、行动五个方面全面成长。
 
       行动日志帮助我们成长,我最大的收获就是:做好重要不紧急的事,每天进步一点点!

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